Lohnprozess: Eingaben

 

Grundlegendes

Im Eingabeprozess werden alle für die Lohnabrechnung relevanten Daten erhoben. Hier wird prinzipiell zwischen "Stammdaten" und "Bewegungsdaten" unterschieden. Die Stammdaten enthalten (wie der Name schon vermuten lässt) die grundlegenden Angaben zum Unternehmen und den Mitarbeitern. Diese werden im Idealfall nur einmal (während der Erstanlage) eingetragen und danach nur bei entsprechenden Veränderungen (z.B. Umzug) angepasst. Die Bewegungsdaten hingegen bilden die Aktivitäten des jeweiligen Abrechnungszeitraums (z.B. eines Monats) ab und können dementsprechend je nach Vorkommnissen variieren. Im jeweiligen Abrechnungsprozess sollten beide Bestandteile in der Eingabe berücksichtigt und geprüft werden:

 

Stammdaten Unternehmen

Stammdaten eines Unternehmens sind grundlegende Informationen, die für den Betrieb des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Stammdaten werden in verschiedenen Geschäftsprozessen und Systemen verwendet, wie beispielsweise bei der Lohnabrechnung, dem Rechnungswesen und dem Kundenmanagement.

Die Stammdaten umfassen normalerweise:

1. Unternehmensname und Adresse: Einschließlich Postanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Unternehmens.
2. Geschäftsform: Informationen über die rechtliche Form des Unternehmens, z.B. GmbH, AG, Einzelunternehmen etc.
3. Unternehmenskontakte: Informationen über wichtige Kontaktpersonen innerhalb des Unternehmens, wie Geschäftsführer, Buchhalter, Personalverantwortliche etc.
4. Bankverbindung: Informationen über Bank- und Kontodaten des Unternehmens.
5. Steuer- und Finanzinformationen: Informationen über die steuerliche Identifikationsnummer, die Umsatzsteuer-ID und andere Finanzdaten des Unternehmens.
6. Branche: Informationen über die Branche, in der das Unternehmen tätig ist, z.B. Handel, Produktion, Dienstleistung etc.

 

 

Stammdaten Mitarbeiter

Stammdaten eines Mitarbeiters beziehen sich auf grundlegende Informationen über den Mitarbeiter, die für die Personaladministration und -verwaltung erforderlich sind. Diese Daten können unter anderem folgende Punkte umfassen:

1. Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.
2. Arbeitsverhältnis: Informationen über den Beginn und das Ende des Arbeitsverhältnisses, die Art des Arbeitsverhältnisses (z.B. Festanstellung, Teilzeit, befristet etc.), sowie Angaben zur Arbeitszeit und zum Gehalt.
3. Qualifikationen: Informationen über die Ausbildung und berufliche Erfahrung des Mitarbeiters, einschließlich Abschlüsse, Zertifikate und sonstiger beruflicher Qualifikationen.
4. Abteilung und Funktion: Informationen über die Abteilung, in der der Mitarbeiter arbeitet, sowie über seine Funktion und Verantwortungsbereiche.
5. Gehaltsinformationen: Informationen über das Gehalt, die zusätzlichen Leistungen (wie z.B. Krankenversicherung, betriebliche Altersvorsorge) und sonstige Vergütungen des Mitarbeiters.

Die Stammdaten eines Mitarbeiters sind wichtig für die Personaladministration und -verwaltung, die Lohnabrechnung und die Planung und Überwachung von Arbeitszeiten.

Lohn-/Gehaltsbestandteile

Gehaltsbestandteile sind die verschiedenen Komponenten, die das Gesamtgehalt eines Mitarbeiters ausmachen. Folgende Gehaltsbestandteile können vorkommen:

1. Grundgehalt: Das feste Gehalt, das ein Mitarbeiter für seine Arbeitsleistung erhält.
2. Zuschläge: Zusätzliche Bezahlungen für Überstunden, Nachtarbeit, Wochenendarbeit etc.
3. Provisionen: Geldbeträge, die anhand des Absatzes oder des Umsatzes eines Mitarbeiters berechnet werden.
4. Bonuszahlungen: Geldbeträge, die ein Mitarbeiter als zusätzliche Belohnung für besondere Leistungen oder für erreichte Ziele erhält.
5. Sozialleistungen: Leistungen wie Krankenversicherung, betriebliche Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen, die von den Arbeitgebern zusätzlich zum Gehalt gewährt werden.
6. Urlaubsgeld: Eine jährliche Zahlung, die Arbeitnehmern für ihren Urlaub gewährt werden.
7. Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben: Abzüge vom Gehalt für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

 

 

Abwesenheiten

In der Lohnabrechnung werden Abwesenheiten von Mitarbeitern berücksichtigt, damit Arbeitnehmer die richtige Höhe an Lohn und Sozialleistungen erhalten und die Lohnabrechnung letztlich korrekt ist. Hierbei kann es sich z.B. um folgende Arten von Abwesenheiten handeln:

1. Krankheit: Bei Krankheit werden die Tage, an denen ein Mitarbeiter arbeitsunfähig ist, in der Lohnabrechnung als Fehlzeiten vermerkt.
2. Urlaub: Bei genehmigtem Urlaub werden die Urlaubstage in der Lohnabrechnung als bezahlte Freistellungen vermerkt.
3. Fortbildungen: Bei Fortbildungen, die für den Job relevant sind, werden die Tage in der Lohnabrechnung als bezahlte Freistellungen vermerkt.
4. Schulungen: Bei Schulungen, die vom Arbeitgeber veranlasst werden, werden die Tage in der Lohnabrechnung als bezahlte Freistellungen vermerkt.
5. Arbeitsunfähigkeit: Bei arbeitsbedingter Arbeitsunfähigkeit, z.B. bei einem Unfall am Arbeitsplatz, werden die Tage in der Lohnabrechnung als bezahlte Freistellungen vermerkt.
6. Mutteschutz: Schwangere Arbeitnehmerinnen haben Anspruch auf bezahlte Freistellungen während des Mutterschutzes, unter Umständen gilt sogar ein Beschäftigungsverbot.
7. Elternzeit: Eltern haben Anspruch auf Elternzeit, um sich um ihr Kind zu kümmern. Die Länge der Elternzeit kann bis zu drei Jahre betragen und kann von beiden Eltern genommen werden.

Daneben gibt es noch eine Reihe weiterer Gründe, die eine Fehlzeit bedingen, zB Fehlzeiten eines Angestellten aufgrund von Gerichtsbesuchen, etwa zu Zeugenvernehmungen oder Gerichtsverhandlungen im allgemeinen. Diese Fehlzeiten werden normalerweise als unbezahlte Freistellungen berechnet und können somit die berechneten Lohn- und Gehaltszahlungen beeinflussen.